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U-Mail邮件系统实现员工权限管控保障安全

在很多企业中,内部的信息交流、文件传达和工作汇报以及与外部的业务谈判、客户联系都是通过邮件进行的,邮件易保存,可以随时随地调阅,还具有法律约束力和权威性,因此是通用的办公交流工具。对于一位从象牙塔走入社会的实习生?#27492;擔琓A在学校里学到的可能是各种理论知识,而在企业中却要熟练掌握各种办公软件的操作技巧,以U-Mail邮件系统为例,TA该如何通过对邮箱账号的管理来实现对具体员工的操作呢?

一、通过?#38405;?#37038;箱账号的操作来实现对相应员工个体的限制

首先,对于每一位入职的员工,公司规定TA可以申请一定容量的邮箱账号,管理人员可以在后台开放这个权限,当然,管理员?#37096;?#20197;?#32422;?#25805;作给某位员工设定邮箱账号的一?#26657;琓A能够对具体某账号操作,也能够进?#20449;?#37327;操作(批量导入、修改、删除、编辑),当管理员登录U-Mail邮件系统(www.liijp.tw)后台后,选择左边的“邮箱账号管理”,随后弹出对话框中,选择“添加账号”如下图所示:

注:这是对一个邮箱账号进行设定,如名字、登录密码,并分配容量和网络硬盘大小,此外还可以设置其各种权限,而根据“一个账号对应一位员工”的原则,右边则是相应的该员工详细具体信息。

1、发信权限的设置:有的时候出于工作需要,?#38405;?#37038;箱账号进行一定的限制,如只能发送给本地域,可以对外发送等选项,如此精细化操作有利于实现管控,杜绝安全隐患。

2、收信权限:可以限制某邮箱账号禁止?#37038;账?#26377;邮件、只?#37038;?#26412;地邮件或者不限制其权限,如下图所示:

登录方式:只能限定网页登录,或者不限制条件,如下图:

 

二、对批量账号的操作

上面我们演示了对一个具体邮箱账号的操作,实际上如果员工数量比较多的话,逐一输入,会造成极大的工作量,为了提高效率,我们可以在一个excel表格中先根据各种选项来输入员工资料,随后一次性导入到邮件系统中。

如下图是“邮箱账号管理”主界面:

 

可以选择“批量添加账号”、“批量修改账号”、“批?#21487;?#38500;账号”,对一大批账号进行一次性录入、修改和删除的操作。如下图所示

 

当然,反过?#27492;擔部?#20197;将大批量的邮箱账号导出来进入一个excel表格中,U-Mail邮件系统操作自如。

 

三、搜索定位用户,强制更改密码

一家企业如拥有海量的用户,当需要?#38405;?#20010;具体账号进行操作?#20445;?#25105;们无需一个个去查找比对,而是可以通过一个对话框,设定条件,快速定位

如果我们觉得用户的密码设置过于简单,需要增加其复?#26377;裕?#25110;者因为该账号高?#28982;?#23494;,需要不?#32454;?#25442;密码,同样?#37096;?#20197;在如下对话框中进行:

如上图,可以限定用户每隔一段时间,如一周或半个月就更改一次密码,?#37096;?#20197;限定其只能在某个IP登录,还能够允许其是否共享邮箱。

所以,如果这些技巧运用得?#20445;?#26159;可以实实在在提升工作效率、改进企业管理,欢迎点击网址下载U-Mail邮件系统


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